عضویت تلگرام عضویت اینستاگرام

مقاله: معرفی بودجه ریزی عملیاتی (خلاصه وکاربردی)

مقدمه

بشر همیشه در کنار منابع محدود مالی ، خواسته هایی نامحدود داشته است و امروزه حتی در کشورهای توسعه یافته با منابع کلان مالی نیز ، هدف گذاری ، اولویت بندی وتخصیص منابع بر اساس اولویتها بسیار مهم تلقی می گردد.

امروزه از سویی تغیرات محیطی، تاثیر قابل توجهی بر بودجه ریزی سازمانها گذاشته واز سویی دیگر سالهاست که دوران تغییرات خطی محیطی به پایان رسیده است و تخمین وتخصیص بودجه بر اساس سابقه بودجه ریزی در سالهای قبل ، یک روش اقتصادی منطقی به شمار نمیرود.

سخت افزار ها و نرم افزار های پیشرفته، امکان براورد دقیق وسریع هزینه ها را فراهم کرده اند وسیستمها امکان ذخیره قیمت سالانه کالا ها وخدمات گوناگون را دارند. اکثر سازمانها با مفاهیم هدف گذاری ، سناریو نگاری ، تدوین استراتژی ، برنامه ریزی و براورد وپیش بینی هزینه ها آشنا هستند.

پس همه چیز برای اجرایی شدن فرایند بودجه ریزی عملیاتی حتی در کشور های کمتر توسعه یافته نیز مهیاست.

 

تاریخچه بودجه ریزی عملیاتی:

 

نظریه بودجه عملیاتی سابقه زیادی دارد ولی برای نخستین بار در سال ۱۹۴۹ مورد توجه قرار گرفت. کمیسیون هوور در سال ۱۹۴۷ از طرف دولت آمریکا مامور گردید بررسیهای علمی به منظور اصلاح مدیریت سازمانها به عمل آورد و اعلام داشت که تغییرات اساسی در طرز تنظیم بودجه مرکزی داده شود و بودجه براساس وظایف، طرحها و  فعالیت ها تنظیم گردد.

 

تعریف بودجه ریزی عملیاتی:

فیلدنیگ اسمیت از کارشناسان بانک جهانی درخصوص بودجه عملیاتی معتقد است ” تعریف نسبتاً محدود از بودجه عملیاتی این است که این نوع بودجه ریزی، منابع را برمبنای نیل به نتایج مشخص و قابل سنجش تخصیص می دهد”

در بودجه ريزي عملياتي منابع بر اساس اولويت امور و نتايج قابل اندازه گيري تخصيص داده مي شوند.

بودجه عملياتي محصول برنامه ريزي استراتژيك است كه در آن تصميمات مربوط به تخصيص بهينه منابع بر پايه نتايج پذيرفته شده ومعيارهاي سازماني مربوط به اهداف كلي،اختصاصي، استراتژي ها و برنامه هاي عملياتي هر سازمان صورت مي گيرد(رئيس سركنديز،۱۳۸۵)

 

کميسيون هوور، بودجه ريزي عملياتي را اينگونه تعريف مي كند:

در مقوله بودجه ريزي عملياتي، تمركز بر وظايف يا فعاليت ها است يعني بر تحقق اهداف به جاي اينكه بر فهرست كاركنان دولت يا مجوزهاي خريد متمركز شود.

 

ميزان كارآيي سازمان ، در نحوه مصرف منابع، براي توليد خروجي هاست.  بنابراين با توجه به نكات فوق الذكر سه عنصراصلي درنظام بودجه ريزي عملياتي قابل توجه است كه عبارتند از:

برنامه ريزي، محاسبه بهاي تمام شده و ارزيابي عملكرد (گروه مشاوران پنكو،۱۳۸۷).

 

بررسی اجمالی معایب شیوه های بودجه ریزی :

 

با نگاهی به معایب سایر شیوه های بودجه ریزی میتوانیم  چنین قضاوت کنیم :

 

  • در شیوه بودجه ریزی افزایشی توجهی به اهداف سازمانی نمی شد و نتیجه بودجه ریزی قابل استخراج نبود.
  • در روش بودجه ریزی برنامه ای ، برنامه ها دقیق و همراه با جزئیات تدوین نمی شوند ومعمولا کلی ،گسترده و غیر قابل سنجش هستند،چرا که اغلب به طبقات بالاتر سلسله مراتب سازمانها مربوط می شوند.
  • درشیوه بودجه ریزی بر مبنای صفر،سازمانها به دلیل مقایسه با بودجه سال های قبل و تعدیل بسیار زیاد (گاها تا ۷۰ درصد) و توسعه دوباره آن جهت واقعی شدن،  با مقاوت وترس سازمانی مواجه می شدند.
  • معایب شیوه بودجه ریزی عملیاتی نیز شامل موارد زیر است :
    • نيازمند صرف زمان و رهبری قوی است.
    • تعريف فعاليت های تشکيل دهنده برنامه سخت است.
    • شناسايي هزينه فعاليت ها نيازمند زمان و انرژی مضاعف است.
    • تعريف شاخص های عملکردی مشکل است.

والبته در فهرست معایب شیوه بودجه ریزی عمیاتی مواردی به چشم می خورندکه امروزه یا برطرف شده اند و یا جزء ضرورت ها به شمار می روند.

 

در خصوص معایب فوق بایدبگوییم ، در محیط های غیرخطی ومتغیر سازمانهای کنونی که رقابتی سنگینی بر فضای کسب وکار ها حاکم  است سازمانها از طرفی  از کارمندانی خبره و سخت افزار ها ونرم افزار هایی سریع و دقیق استفاده می کنند  واز سویی دیگر به ساختار شکست برنامه ها تا آخرین لایه و جزئیات توجه می کنند و تا جایی که لازم باشد به صورت  کمی وقابل سنجش برنامه ریزی می کنند پس معایب در این روش به صفر میل میکند!

 

فرایند بودجه ریزی عملیاتی:

بلوغ سازمانها در حوزه مفاهیم علوم انسانی و نیز توسعه دانش فناوری اطلاعات و کاربردی شدن آن ، زیر ساختهای لازم جهت اجرایی شدن بودجه ریزی عملیاتی را به عنوان یکی از دقیق ترین شیوه های بودجه ریزی فراهم نموده است .

 

 

بودجه ریزی عملیاتی در واقع ترکیبی از سه فرایند مدیریتی برنامه ریزی بر اساس اهداف و استراتژی های از پیش تعیین شده ، سیاست گذاری مالی و کنترل وارزیابی  می باشد و به رابطه بین  بودجه هزینه شده و نتایج حاصله توجه ویژه ای دارد.

 

روشهای اجرای بودجه ریزی عملیاتی

به طور کلی سه روش اصلی و عمده اجرای بودجه ریزی عملیاتی وجود دارد

۱) تنظیم بودجه ریزی عملیاتی به روش حسابداری قیمت تمام شده

تنظیم بودجه عملیاتی با استفاده از روش محاسبه «قیمت تمام شده» محتاج استقرار یک نظام کامل حسابداری قیمت تمام شده در کنار نظام حسابداری مالی موسسه است .

در این روش کلیه پارامترهای هزینه مانند تامین کالا ها وخدمات ، استهلاک و حتی حقوق و دستمزد کارکنان مورد توجه قرار می گیردواز این رو روش کاملی به حساب می آید ولی از طرفی دیگر می بایست حسابداری مالی و همچنین فرایند قیمت تمام شده را در سطح پیشرفته پیاده نمائیم و از

 

سویی دیگر باید دائما تغییرات قیمت و حقوق و خدمات را بروزرسانی نموده و قیمت تمام شده نهایی را محاسبه نمائیم.

مراحل تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده به قرار زیر است:

در این روش در کنار اجرای حسابداری مالی   می بایست نظام حسابداری قیمت تمام شده نیز اجرایی وپیاده شود.

برای این منظور می بایست:

  • عملیات سازمانی طبقه شوند.
  • واحد های اندازه گیری استانداد تعریف شوند.
  • حجم عملیات مورد نیاز جهت اجرا تخمین زده شوند.
  • هزینه اجرای عملیات محاسبه شود.

 

 

۲) تنظیم بودجه ریزی عملیاتی به روش اندازه گیری کار یا کارسنجی

در این روش مسئله اصلی  این است که برای اجرا و تکمیل یک واحد کار  به چه میزان زمان نیازمندیم وبه سایر عناصر هزینه مانند قیمت کالاها و هزینه حقوق و … توجه نمی شود.

کافی است حجم اجزای تشکیل دهنده یک واحد کار و زمان لازم برای اجرا نمودن هر یک ازآنها را استخراج کنیم.

۳) روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت

در این روش از طرفی اجزای کار طبقه بندی و مشخص می شوند تا وسعت کلی کار مشخص شود و از سویی دیگربه اثرات محیط (تکنولوژیهای جدید، شگفتی ساز ها و …) بر فعالیت ها توجه می شود و در واقع تاثیرتغیرات محیطی بر هزینه های سازمان محاسبه می شود. این روش در سازمانهای بافعالیت های متنوع وپیچیده حتی در سطح جهانی نیز کاربرد داشته و می تواند مورد استفاده قرار کیرد.

روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) بین هزینه ها و فعالیت های عملیاتی سازمان ارتباط برقرار می کند.

باور اصلی در این روش این است که خدمات از مجموعه ای از فعالیت ها و فعالیت ها از مجموعه از منابع (هزینه ، زمان ونیروی انسانی )تشکیل شده اند. پس مجموعه هزینه های صرف شده برای فعالیت ها ، هزینه صرف شده برای خدمات را تشکیل می دهند.

 

سازمانی که میخواهد در راستای اجرایی نمودن بودجه ریزی عملیاتی گام بردار می بایست به نکات زیر توجه نماید:

 

۱-هدف گذاری شفاف و دقیق:

 

هدف مهمترین مسئله یک سازمان است و باید دقیق ، کمی و دارای زمان مشخص مورد  انتظار جهت تحقق تدوین شده باشد.

 

۲- تدوین استراتژی ها:

استراتژی ها به مانند مسیر هایی میان اهداف سازمان و نقطه ای هستند که سازمان هم اکنون در آنجا ایستاده است.

 

 

۳- شاخص ها :

برای این که استراتژیها به عبارتهایی قابل فهم و سنجش تبدیل شوند به شاخص هایی کمی نیاز داریم تا امکان طراحی نقشه کسب وکار سازمان فراهم شود .

 

۴- برنامه ریزی :

 

بر اساس شاخص های کمی استراتژیک و طرح کسب و کار (business plan) باید قیمت کالا ها ویا خدمات موردنیاز استخراج ونیز حجم مورد نیاز از هر یک از آنها احصاء گردد تا در کنار محاسبه اعتبار مورد نیاز جهت اجرای برنامه ها ، تعهدات مجری  برنامه مشخص و به عنوان یک معیار سنجش عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.

 

مواردی که در فاز برنامه ریزی باید مشخص شوند عبارتند از :

  • هدف یا استراتژی که در راستای تحقق آن برنامه ریزی می کنیم
  • قیمت کالا یا خدمات
  • حجم مورد نیاز کالا یا خدمات بر اساس شاخص های استراتژیک
  • کارکنانی که باید آن کالا یا خدمت را تامین و یا تولیدنموده و یا ارائه دهند.
  • زمانبندی اجرای فعالیت ها
  • زمانبندی تخصیص بودجه

 

۵- تخصیص مرحله ای بودجه :

در این مرحله اعتبار مورد نیاز  برای آغاز فرایند اجرای برنامه ها که بر اساس قیمت ها ، حجم ها وزمانبندی تخصیص بودجه محاسبه شده است به عنوان بودجه مورد نیاز در قالب یک حواله (تخصیص)که میتواند روزانه ، ماهانه ویا سه ماهه باشد با امضای مدیر عالی آن سازمان به واحدمالی ابلاغ میگردد. واحدمالی طبق حواله فوق موظف به پرداخت وتامین اعتبار از منابع تحصیل شده سازمان خواهد بود.

اولین دوره تخصیص (مثلا در سه ماهه اول ۱۳۹۶) به صورت علي الحساب و بر اساس بازه زمانی تخصیص محاسبه می گردد  ولی در تخصيص هاي بعدی به میزان تحقق برنامه ها توجه شده و در محاسبه میزان اعتبار مراحل بعد اعمال میگردد. در واقع از تخصیص  دوم به بعد اعتبار تخصیص، تابعی از اعتبار مصوب برنامه ، زمانبندی پیش بینی شده واریز اعتبار و بالاخره درصد تحقق فعالیت ها بر اساس ارزیابی های انجام شده خواهد بود.

۶- اجرای برنامه :

مجری برنامه بر اساس برنامه های ابلاغی ونیز اعتبار دریافتی اولیه  اقدام به اجرای فعالیت ها می کند و اسناد هزینه ای (مانند فاکتور و قرارداد) و نیز میزان عملکرد خود را اظهار می نماید.

 

۷-کنترل برنامه ها :

ممیزها وکنترلر های سازمان پس از بررسی اسناد مالی ونیز کنترل میدانی،  میزان عملکرد مجری و تحقق برنامه ها را بر اساس شاخص های استاندارد ثبت شده در فاز برنامه ریزی، استخراج و تاییدمی نمایند.

 

در طول هر دوره کاری  به ترتیب مراحل ۵، ۶ و ۷  آنقدر تکرار می شوند تا سازمان به نتایج مورد و نیز اهداف مشخص خود برسد.

 

مزایای بودجه ریزی  عملیاتی :

  1. درصد تحقق اهداف در هر لحضه مشخص است
  2. هزینه های صرف شده برای هر هدف قابل محاسبه و گذارش گیری است.
  3. مدیریت و کاهش هزینه ها در کنار افزایش بهره وری
  4. اهداف واستراتژی ها اولویت بندی شده اند
  5. تاثیر تغیرات محیطی در برنامه ریزی وبودجه ریزی لحاظ می شود .
  6. اثربخشی فعالیت های سازمان مورد توجه واستخراج است.
  7. براورد وپیش بینی اعتبار مورد نیاز جهت رسیدن به اهداف دقیق است.
  8. بین بودجه ریزی و نتایج عملکرد ارتباط مستقیم و دقیقی وجود دارد.
  9. مسئول اجرای هر فعالیت در راستای اهداف سازمان مشخص است.
  • تقسیم وظایف سازمانی عادلانه تر خواهد بود.
  • امکان خود اظهاری در راستای گزارش عملکرد برای کارکنان سازمان وجوددارد .
  • امکان اجرای نظام تشویق و تنبیه به صورت عادلانه فراهم است.
  • سازمان به سمت خود نظمی و بهبودعملکرد و بهره وری بیشتر حرکت میکند.
  • کاهش فساد مالی واداری در اثر امکان سنجش عملکرد.
  • تاثیر عملکرد بر میزان حقوق ومزایای سازمانی
  • تحقق امکانی برای ارزیابی عملکرد مدیران

 

بودجه ریزی عملیاتی شیوه جدیدی از بودجه ریزی نیست بلکه ادامه وتکامل شیوه های قبلی بودجه ریزی است که در طول زمان با توجه به ارتقاءسطح دانش وتجربه بشر ،توسعه یافته است .

در واقع بودجه ریزی عملیاتی نه یک نیاز بلکه یک الزام در راستای افزایش بهره وری در کنار کاهش هزینه های سازمانی است.

ما نهایت تلاش خود را در راستای طراحی و پیاده سازی سامانه ای مبتنی بر بودجه ریزی عملیاتی همراه  با زیر سیستم مدیریت استراتژیک به کار بسته ایم . امیدواریم با راه اندازی و استفاده از نرم افزار مدیریت استراتژیک ، شامل برنامه ریزی استراتژیک (Scenario Planning & swot)، بودجه ریزی عملیاتی(ABC) و همچنین کنترل استراتژی و استراتژیک منتهی به خودکنترلی (Self-control) بتوانید در کوتاه ترین زمان ممکن با حداقل هزینه و حداکثر بهره وری به بهترین ها برسید. این آرزوی قلبی و صمیمانه ماست .

 

علی سامی/ کارشناس حوزه کسب وکار