عضویت تلگرام عضویت اینستاگرام

فرایند بودجه ریزی عملیاتی

بلوغ سازمانها در حوزه مفاهیم علوم انسانی و نیز توسعه دانش فناوری اطلاعات و کاربردی شدن آن ، زیر ساختهای لازم جهت اجرایی شدن بودجه ریزی عملیاتی را به عنوان یکی از دقیق ترین شیوه های بودجه ریزی فراهم نموده است .

بودجه ریزی عملیاتی در واقع ترکیبی از سه فرایند مدیریتی برنامه ریزی بر اساس اهداف و استراتژی های از پیش تعیین شده ، سیاست گذاری مالی و کنترل وارزیابی  می باشد و به رابطه بین  بودجه هزینه شده و نتایج حاصله توجه ویژه ای دارد.

 

روشهای اجرای بودجه ریزی عملیاتی

به طور کلی سه روش اصلی و عمده اجرای بودجه ریزی عملیاتی وجود دارد:

 

۱) تنظیم بودجه ریزی عملیاتی به روش حسابداری قیمت تمام شده

تنظیم بودجه عملیاتی با استفاده از روش محاسبه «قیمت تمام شده» محتاج استقرار یک نظام کامل حسابداری قیمت تمام شده در کنار نظام حسابداری مالی موسسه است .

در این روش کلیه پارامترهای هزینه مانند تامین کالا ها وخدمات ، استهلاک و حتی حقوق و دستمزد کارکنان مورد توجه قرار می گیردواز این رو روش کاملی به حساب می آید ولی از طرفی دیگر می بایست حسابداری مالی و همچنین فرایند قیمت تمام شده را در سطح پیشرفته پیاده نمائیم و از سویی دیگر باید دائما تغییرات قیمت و حقوق و خدمات را بروزرسانی نموده و قیمت تمام شده نهایی را محاسبه نمائیم.

مراحل تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق حسابداری قیمت تمام شده به قرار زیر است:

در این روش در کنار اجرای حسابداری مالی   می بایست نظام حسابداری قیمت تمام شده نیز اجرایی وپیاده شود.

برای این منظور می بایست:

  • عملیات سازمانی طبقه شوند.
  • واحد های اندازه گیری استانداد تعریف شوند.
  • حجم عملیات مورد نیاز جهت اجرا تخمین زده شوند.
  • هزینه اجرای عملیات محاسبه شود.

۲) تنظیم بودجه ریزی عملیاتی به روش اندازه گیری کار یا کارسنجی

در این روش مسئله اصلی  این است که برای اجرا و تکمیل یک واحد کار  به چه میزان زمان نیازمندیم وبه سایر عناصر هزینه مانند قیمت کالاها و هزینه حقوق و … توجه نمی شود.

کافی است حجم اجزای تشکیل دهنده یک واحد کار و زمان لازم برای اجرا نمودن هر یک ازآنها را استخراج کنیم.

۳) روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت

در این روش از طرفی اجزای کار طبقه بندی و مشخص می شوند تا وسعت کلی کار مشخص شود و از سویی دیگربه اثرات محیط (تکنولوژیهای جدید، شگفتی ساز ها و …) بر فعالیت ها توجه می شود و در واقع تاثیرتغیرات محیطی بر هزینه های سازمان محاسبه می شود. این روش در سازمانهای بافعالیت های متنوع وپیچیده حتی در سطح جهانی نیز کاربرد داشته و می تواند مورد استفاده قرار کیرد.

روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) بین هزینه ها و فعالیت های عملیاتی سازمان ارتباط برقرار می کند.

باور اصلی در این روش این است که خدمات از مجموعه ای از فعالیت ها و فعالیت ها از مجموعه از منابع (هزینه ، زمان ونیروی انسانی )تشکیل شده اند. پس مجموعه هزینه های صرف شده برای فعالیت ها ، هزینه صرف شده برای خدمات را تشکیل می دهند.

سازمانی که میخواهد در راستای اجرایی نمودن بودجه ریزی عملیاتی گام بردار می بایست به نکات زیر توجه نماید:

 

۱-هدف گذاری شفاف و دقیق:

هدف مهمترین مسئله یک سازمان است و باید دقیق ، کمی و دارای زمان مشخص مورد  انتظار جهت تحقق تدوین شده باشد.

 

۲- تدوین استراتژی ها:
استراتژی ها به مانند مسیر هایی میان اهداف سازمان و نقطه ای هستند که سازمان هم اکنون در آنجا ایستاده است.

 

۳- شاخص ها :

برای این که استراتژیها به عبارتهایی قابل فهم و سنجش تبدیل شوند به شاخص هایی کمی نیاز داریم تا امکان طراحی نقشه کسب وکار سازمان فراهم شود .

 

۴- برنامه ریزی :

بر اساس شاخص های کمی استراتژیک و طرح کسب و کار (business plan) باید قیمت کالا ها ویا خدمات موردنیاز استخراج ونیز حجم مورد نیاز از هر یک از آنها احصاء گردد تا در کنار محاسبه اعتبار مورد نیاز جهت اجرای برنامه ها ، تعهدات مجری  برنامه مشخص و به عنوان یک معیار سنجش عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.

 

مواردی که در فاز برنامه ریزی باید مشخص شوند عبارتند از :

  • هدف یا استراتژی که در راستای تحقق آن برنامه ریزی می کنیم
  • قیمت کالا یا خدمات
  • حجم مورد نیاز کالا یا خدمات بر اساس شاخص های استراتژیک
  • کارکنانی که باید آن کالا یا خدمت را تامین و یا تولیدنموده و یا ارائه دهند.
  • زمانبندی اجرای فعالیت ها
  • زمانبندی تخصیص بودجه

 

۵- تخصیص مرحله ای بودجه :

در این مرحله اعتبار مورد نیاز  برای آغاز فرایند اجرای برنامه ها که بر اساس قیمت ها ، حجم ها وزمانبندی تخصیص بودجه محاسبه شده است به عنوان بودجه مورد نیاز در قالب یک حواله (تخصیص)که میتواند روزانه ، ماهانه ویا سه ماهه باشد با امضای مدیر عالی آن سازمان به واحدمالی ابلاغ میگردد. واحدمالی طبق حواله فوق موظف به پرداخت وتامین اعتبار از منابع تحصیل شده سازمان خواهد بود.

اولین دوره تخصیص (مثلا در سه ماهه اول ۱۳۹۶) به صورت علي الحساب و بر اساس بازه زمانی تخصیص محاسبه می گردد  ولی در تخصيص هاي بعدی به میزان تحقق برنامه ها توجه شده و در محاسبه میزان اعتبار مراحل بعد اعمال میگردد. در واقع از تخصیص  دوم به بعد اعتبار تخصیص، تابعی از اعتبار مصوب برنامه ، زمانبندی پیش بینی شده واریز اعتبار و بالاخره درصد تحقق فعالیت ها بر اساس ارزیابی های انجام شده خواهد بود.

 

۶- اجرای برنامه :

مجری برنامه بر اساس برنامه های ابلاغی ونیز اعتبار دریافتی اولیه  اقدام به اجرای فعالیت ها می کند و اسناد هزینه ای (مانند فاکتور و قرارداد) و نیز میزان عملکرد خود را اظهار می نماید.

 

۷-کنترل برنامه ها :

ممیزها وکنترلر های سازمان پس از بررسی اسناد مالی ونیز کنترل میدانی،  میزان عملکرد مجری و تحقق برنامه ها را بر اساس شاخص های استاندارد ثبت شده در فاز برنامه ریزی، استخراج و تاییدمی نمایند.

 

در طول هر دوره کاری  به ترتیب مراحل ۵، ۶ و ۷  آنقدر تکرار می شوند تا سازمان به نتایج مورد و نیز اهداف مشخص خود برسد.

 

نویسنده : علی سامی