عضویت تلگرام عضویت اینستاگرام

چگونه جلسات کاری را مفیدتر برگزار کنیم؟

اکثر کارمندان به جلسات کاری به چشم زمان های پرت و از دست رفته ای نگاه می کنند که تنها خروجی اش خستگی و بی انگیزگی است. امروزه اکثر جلسات کاری خروجی خاصی ندارند و فقط وقت حاضرین را تلف می کنند. با بهبود نتیجه و خروجی جلسات کاری می توان خروجی منابع انسانی را افزایش داد. در ادامه روش های بهتر برگزار کردن جلسات کاری ذکر می شود.

در ایالات متحده هر کارمند در هر ماه ۶۲ بار در جلسات مختلف شرکت می کند و طبق بررسی ها، حدود نیمی از جلسات کاری تنها اتلاف وقت است. با این حساب در هر ماه حدود ۳۱ ساعت کاری از کارمندان در جلسات به هدر می رود. این یعنی در ایالات متحده سالانه حدود ۳۷ میلیارد دلار بیهوده خرج می شود. با بهتر کردن و کوتاه کردن جلسات کاری علاوه بر حفظ وقت می توان انرژی و انگیزه نیروی انسانی را نیز در سطح بالاتری نگه داشت. با این هشت نکته برای افزایش کیفیت جلسات کاری خود اقدام کنید:

۱- دستورالعمل جلسه کاری را از قبل در اختیار حاضرین قرار دهید

اگر همه حضار دستورالعمل جلسه و موضوعات مورد بحث در آن را در اختیار داشته باشند و خود را برای آن آماده کرده باشند در زمان و کیفیت جلسه بهبود قابل توجهی حاصل می شود. بهتر است مسئول برگزاری جلسه سرفصل های جلسه و خلاصه جلسه را روز قبل در اختیار حاضرین قرار دهد تا آنها با آمادگی در جلسه حاضر شوند.

۲- شخصی را به عنوان مسئول جلسات معین کنید

کسی را به سمت مسئول برگزاری جلسات تعیین کنید تا محتوا و اهداف جلسه را پیش و بعد از برگزار در اختیار همه قرار دهد. پیگیر حضور افراد در جلسه باشد و نظم جلسه را برقرار کند. کسی را انتخاب کنید که روابط عمومی قوی داشته باشد و مورد اعتماد و احترام همه حضار باشد. علاوه بر این لازم نیست کسی به طور تمام وقت به این کار مشغول باشد، این وظیفه را به صورت ضمنی به یکی از کارمندان هر واحد اختصاص دهید.

۳- در صورت امکان ابزار الکترونیکی را رها کنید

در اکثر جلسات زنگ خوردن های پیاپی موبایل و نلفن اعضا در جلسه وقفه و اخلال ایجاد می کند و تمرکز اعضا را به هم می زند. حتی الامکان از اعضا بخواهید گوشی های تلفن و دیگر ابزارهای الکترونیک خود را به جلسه نیاورند تا جلسه با حضور ذهنی بالای اعضا و با سرعت بهتری برگزار شود.

۴- تعداد اعضا بین ۴-۷ نفر باشد

اگر اعضای حاضر در جلسه زیاد باشد سرعت و کیفیت برگزاری جلسه آسیب می بیند. اگر اعضا زیاد باشد باید زمان زیادی را صرف دور هم گردآوردن اعضا کرد و همچنین احتمال انحراف جلسه از دستور جلسه زیاد می شود. بهتر است تعداد اعضا از هفت نفر بیشتر نشود و تنها کسانی در جلسه باشند که ارتباط مهمی با موضوع دارند.

۵- مثل قطارهای سویسی باشید!

در سویس قطارها به ندرت حتی یک دقیقه تاخیر دارند و اگر ده دقیقه تاخیر رخ دهد یعنی یک فاجعه رخ داده است! زمان های دقیقی برای جلسه تعیین کنید به طور مثال ۸:۱۵ الی ۸:۴۰ ؛ با این کار اعضا ملزم می شوند راس ساعت در جلسه حضور پیدا کنند. برای این که اعضا به این زمان ها التزام نشان دهند خودتان به عنوان مدیر جلسه، همیشه جلسات را راس ساعت شروع کنید و به نبودن عده ای از اعضای جلسه اهمیت ندهید. اگر اعضا التزام شما به زمان بندی شروع و پایان را ببینند حتما به این برنامه عمل می کنند.

۶- اگر ممکن است به جای جلسه از ایمیل استفاده کنید

اگر قرار است جلسه شما تنها به اعلام تغییرات و به روزرسانی ها در مورد یک قضیه خلاصه شود و قصد همفکری و طرح موضوع را ندارید بهتر است کلا جلسه برگزار نکنید. اگر ممکن است یک فایل جامع و کامل در مورد تغییرات ایجاد کنید و برای حاضرین در جلسه ارسال کنید. جلسات باید محل تعامل و همکاری باشند نه محلی برای خواندن محتوای یک فایل از پیش تهیه شده.

۷-از فضای بیرون استفاده کنید

اگر تعداد اعضای جلسه کم است و می توانید از کارهای کاغذبازی صرف نظر کنید خیلی خوب است که جلسه را به جای پشت میز در حیاط سازمان و یا در حال قدم زدن برگزار کنید. استفاده از هوای باز و همچنین تنوع ایجاد شده باعث می شود روحیه و انرژسی شما در جلسات چندبرابر شود.

۸- ده دقیقه آخر را به خلاصه کردن اختصاص دهید

در ده دقیقه آخر از همه بخواهید توجه خود را به جلسه معطوف کنند و آنچه باید انجام دهند را به خوبی متوجه شده اند. خلاصه ای از خروجی جلسه را به همه بگویید و مطمئن شوید همه از آنچه باید در ادامه انجام دهند اطلاع کامل دارند.